Egal ob Kund:innengespräch, Meeting mit Kolleg:innen, Arztbesuch, Versicherungstermin oder ein wichtiges Gespräch mit dem/der Partner:in – gute Vorbereitung schafft die Basis für einen Dialog auf Augenhöhe und das bestmögliche Ergebnisse für alle Beteiligten.
Warum die Gesprächsvorbereitung so hilfreich ist
Besonders wenn es um neue Situationen, Themenklärung, heikle Angelegenheiten oder einfach um die Beschaffung wesentlicher Informationen geht, ist die Vorbereitung ein entscheidender Erfolgsfaktor im Gespräch. Je nach Angelegenheit können dafür ein paar Minuten reichen oder es dürfen auch mal ein bis zwei Stunden sein. Vorbereitung gibt dir (Selbst-)Sicherheit und vermittelt gleichzeitig Kompetenz, Verlässlichkeit und Engagement. Das schafft Vertrauen und alle Beteiligten fühlen sich im Gespräch wohler. Und vor allem schafft die Vorbereitung Effizienz (weniger Abschweifen, weniger sich im Kreis drehen, weniger sich in Details verlieren, weniger Details vergessen etc.) und führt so zu einem wesentlich besseren Gesprächsergebnis. Auf diese Weise kannst du mit deinem Gegenüber mit gutem Gefühl und fundiertem Wissen zur Situation die nächsten Schritte angehen.
Wie du dich in 3 Schritten auf Gespräche vorbereitest
Schritt 1: Fasse die Situation kurz zusammen
Was ist der aktuelle Stand der Dinge, und wie würdest du ihn kurz, verständlich, aber gleichzeitig inklusive aller wichtigen Fakten deinem Gegenüber zusammenfassen oder erklären? Wichtig dabei: nicht ausschweifen. Es soll darum gehen, erst einmal schnell und punktgenau die Ausgangslage zu definieren. Lege dir hier ein paar wenige Sätze zurecht. Details können später im Gesprächsverlauf besprochen werden.
Schritt 2: Betreibe Recherche zum Thema
Worum es auch gehen mag: ein potentieller neuer Auftrag für dein Business, Gebührenverhandlungen mit der Hausbank oder ein Konflikt, der gelöst werden möchte – betreibe Vorabrecherche. Konkret kann das zB heißen: Welches grobe Hintergrundwissen benötigst du für ein sinnvolles Erstgespräch des Auftrags? Welche Gebühren und Konditionen bieten andere Banken an? Wie spreche ich einen Konflikt richtig an – welche Tipps gibt es dazu? Die Vorteile dieses Schrittes sind bessere Ideen/Strategien zur Herangehensweise an die Situation, ein schnellerer Gesprächsfortschritt oder auch eine fundiertere Verhandlungsbasis. Außerdem lassen sich Fragen dazu konkreter formulieren – was uns zu Schritt 3 führt.
Schritt 3: Bereite Fragen vor
Wer fragt, führt. Ist man selbst nicht vorbereitet und das Gegenüber womöglich auch nicht, können Gespräche schnell abdriften. Mit klaren Fragen führst du das Gespräch in angenehmer Weise und hältst es auf Kurs. Überlege daher vorab, welche Fragen du stellen möchtest und welches Ziel du mit diesen Fragen verfolgst. Das kann zB die Beschaffung wichtiger Informationen sein oder ein besseres Verständnis für die Bedürfnisse des Gegenübers. Gehe bei diesem Schritt auch mögliche Szenarien im Kopf durch: Welche Optionen der Gesprächsentwicklung sind wahrscheinlich? Welche neuen Fragen ergeben sich, wenn eine Frage nicht mit Antwort A, sondern mit Antwort B beantwortet wird ?
Versuche auch, ein paar Schritte weiter zu denken: sobald die aktuelle Situation geklärt ist, welche nächsten Schritte stehen dann an und welche Fragen ergeben sich wiederum daraus? Das kann künftige Gespräche verkürzen und häufiges Nachfragen verhindern.
Weitere Tipps
Bei wiederkehrenden Gesprächen, wie Erstgesprächen mit Kundinnen und Kunden, lohnt es sich, die wichtigsten Fragen schriftlich zu sammeln – das verkürzt die Vorbereitungszeit und sorgt dafür, dass nichts Wichtiges vergessen wird.
Und schließlich bedenke: wenn dein Gegenüber vorbereitet ist, du jedoch nicht, kann es zu einer ungleichen „Machtverteilung“ kommen. Je nach Gesprächsart, Gesprächspartner:in und deiner Expertise kann das bedeuten, dass du in der Konversation nicht kritisch und selbstbewusst bleiben kannst, da dir Argumente, Know-How und Selbstvertrauen fehlen. Natürlich können Gespräche immer unerwartete Wendungen nehmen. Nichtsdestotrotz gibt eine gute Vorbereitung eine gewisse Basis und erlaubt dir idealerweise, auch auf Unerwartetes besser reagieren zu können.
Was man aus Gesprächen lernen kann
Sowohl in meiner Arbeit in der Online Assistenz wie auch im Privaten, merke ich immer wieder, wie entscheidend eine gute Vorbereitung auf Gespräche ist. Und: Gute Gesprächsführung braucht Übung. Seeeehr viel Übung 🙂 Fehler, Missgeschicke oder einfach unangenehme Situationen gehören dabei nicht nur dazu, sondern sind eine tolle Gelegenheit, um daraus zu lernen und es beim nächsten Mal besser zu machen. Denn die nächste Gelegenheit kommt bestimmt.
#zeitvorsprung #lebensvorsprung
Anmerkung: Dieser Text wurde zu 100 % selbst erstellt und mittels KI korrekturgelesen.
